Om een factuur met 0% BTW te ontvangen, zijn, naast een geldig BTW-nummer, ook documenten voor de belastingkantoren (afleveringsbewijzen) in de betreffende landen vereist.
De volgende landen vragen momenteel om een waarborgsom gelijk aan de toepasselijke BTW:
Polen, Verenigd Koninkrijk, Slowakije, België, Oostenrijk, Tsjechië, Roemenië, Hongarije, Slovenië, Finland, Zweden en Kroatië.
Voor kopers van buiten de EU is alleen een bewijs van correcte gesloten uitvoerdocumenten noodzakelijk.
Voor alle andere verkopen zijn voor de terugbetaling van de waarborgsom een volledig ingevuld CMR-document, de transportfactuur van een onafhankelijke vervoerder en het bewijs van betaling van de transportfactuur vereist.
Bovendien is, in zoverre Surplex het vervoer van de goederen uitvoert, voor de terugbetaling van de waarborgsom alleen het CMR-document vereist.
Afhankelijk van de eisen van het land van waaruit de goederen worden verkocht, wordt het CMR-document soms ook per post met originele handtekening en stempel geëist.
Na succesvolle controle van de documenten wordt de waarborgsom terugbetaald of, op verzoek van de klant, op diens rekening bewaard voor toekomstige aankopen.
