La fotocopiadora analógica se basa en el principio de la xerografía. El documento a copiar es colocado con la cara hacia abajo sobre un cristal y una potente lámpara tubular lo recorre a lo largo. Mediante espejos se guía la luz reflejada desde las zonas blancas del documento hacia un tambor metálico que gira a la misma velocidad que la lámpara se desplaza. Este tambor, cargado estáticamente con alta tensión, está recubierto de un material fotosensible, volviéndose conductor donde incide la luz, descargando así las zonas insoladas. Acto seguido se aplica al tambor un polvo que supone la tinta, el llamado tóner, cargado eléctricamente con el sino contrario al tambor, el cual se adhiere en sus zonas cargadas, o sea, no iluminadas y equivalentes a las zonas negras del documento. Ahora el papel que supondrá la copia es puesto en contacto con el tambor, el cual pierde su carga estática y el tóner es transferido al papel. Éste es guiado ahora a través de un mecanismo de rodillos calefactados lo que funde el tóner que se queda fijado al papel.
La fotocopiadora digital emplea un escáner para elaborar una imagen en formato digitalizado del documento. Una lámpara tubular y un sensor fotosensible en paralelo a ella recorren el documento guardando en una memoria la imagen rasterizada. La impresión de la copia en el papel es análoga al método descrito antes, con la particularidad que la luz reflejada por el original es sustituida por un haz de láser controlado por los datos almacenados en la memoria. De esta forma se pueden realizar varias copias sin tener que escanear de nuevo el documento, a la vez que el equipo puede funcionar también como impresora o escáner conectado a un equipo informático.
Generalmente las fotocopiadoras consideradas equipos industriales son de impresión en blanco y negro, lo que es suficiente para la gran mayoría de aplicaciones. Existen también equipos de reproducción en color, pero mucho más complejos y por ende costosos. El tamaño de papel más habitual es el formato A4. A3 es soportado en muchos modelos, mientras formatos más grandes son más raros y costosos. Los modelos digitales permiten además el escalado de la copia.
